Datenschutz im Kundenportal.

1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Immobilienverwaltung Christa Schnieder
Christa Schnieder
Kiefernweg 39
33397 Rietberg

E-Mail: info@schnieder-lichtblicke.de
Telefon: 0170 / 44 44 140

Diese Hinweise gelten für den Kundenbereich einschließlich Einladung, Anmeldung und Zugangsschutz. Für die öffentliche Unternehmenswebsite gelten die dortigen Datenschutzhinweise.

2. Welche Daten im Portal verarbeitet werden

Für Ihren persönlichen Zugang speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Ihre Rolle als Mieter oder Eigentümer und die Zuordnung zu Ihrer Immobilie oder Einheit. Diese Angaben und die für Sie bereitgestellten Unterlagen stammen aus der Verwaltung des jeweiligen Miet- oder Verwaltungsverhältnisses. Weitere Inhalte teilen Sie uns selbst mit.

• Zugang und Sicherheit: Einladung und ihr Bearbeitungsstand, Passwort-Prüfwert, Daten für den zeitbasierten zweiten Faktor, Prüfwerte der Wiederherstellungscodes sowie Sitzungs- und Gültigkeitsdaten. Zur Begrenzung von Missbrauch erfassen wir außerdem die Anzahl und Zeitfenster bestimmter Anmelde- und Nutzungsversuche.
• Unterlagen: persönlich freigegebene Dokumente, Dateiname, Dateityp, Größe und Zeitpunkt der Freigabe. Je nach Dokument können beispielsweise Vertrags-, Abrechnungs- oder Zahlungsangaben enthalten sein.
• Anliegen: Beschreibung, Ort, Dringlichkeit und Status einer Meldung, Fotos, Nachrichten, Terminangaben sowie Erstellungs- und Änderungszeitpunkte. Hochgeladene Originaldateien können auch eingebettete Informationen wie Aufnahmedatum oder Standort enthalten.
• Technischer Betrieb: Bei einer Verbindung werden insbesondere IP-Adresse, angefragte Adresse, Browserinformationen und Übertragungsdaten verarbeitet, damit der Server antworten und der Zugang geschützt werden kann.

Bitte übermitteln Sie nur Informationen und Fotos, die wir zur Bearbeitung Ihres Anliegens benötigen.

3. Wofür wir diese Daten verwenden

Wir verwenden die Daten, um Ihren Zugang zuzuordnen, Unterlagen bereitzustellen, Anliegen zu bearbeiten und Termine abzustimmen. Soweit dies für einen Vertrag mit Ihnen oder dessen Vorbereitung erforderlich ist, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei der Verwaltung im Auftrag Ihres Vermieters oder einer Eigentümergemeinschaft stützen wir die erforderliche Kommunikation und Vorgangsbearbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist eine geordnete, nachvollziehbare Immobilienverwaltung.

Auch Zugangsschutz, Missbrauchsabwehr und Betriebssicherheit beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungen und Auskünfte erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit der jeweiligen gesetzlichen Pflicht.

Ohne die erforderlichen Konto- und Sicherheitsangaben können wir keinen persönlichen Portalzugang bereitstellen. Für die Bearbeitung einer Meldung benötigen wir eine ausreichende Beschreibung und Zuordnung. Sie können die Verwaltung auch per Telefon oder E-Mail erreichen.

4. Wer auf Ihre Informationen zugreifen kann

Im Kundenportal sehen Sie Ihre eigenen Anliegen und die Dokumente, die ausdrücklich für Ihren Zugang freigegeben wurden. Andere Kundenzugänge erhalten dadurch keinen Zugriff auf Ihre Meldungen oder Ihren Dokumentenbereich.

Christa Schnieder und berechtigte Mitarbeitende der Verwaltung bearbeiten Ihre Angaben im Rahmen ihrer Aufgaben. Soweit zur Klärung eines Vorgangs erforderlich, können relevante Informationen an den zuständigen Eigentümer, beauftragte Handwerksbetriebe oder andere an der Bearbeitung beteiligte Dienstleister weitergegeben werden. Gesetzlich erforderliche Auskünfte können auch Behörden betreffen.

5. Hosting und Schutz der Speicherung

Das Portal läuft auf einem Server von Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, am Standort Nürnberg in Deutschland. Hetzner stellt die technische Infrastruktur bereit.

Die Übertragung ist durch HTTPS geschützt. Die Portaldatenbank und die privaten Dokumentdateien werden auf dem Server verschlüsselt gespeichert. Passwörter und Wiederherstellungscodes werden als Prüfwerte gespeichert. Der persönliche Zugriff erfordert ein Passwort und einen zweiten Faktor aus einer Authenticator-App oder einen Wiederherstellungscode. Wird ein Kundenzugang gesperrt, werden seine bestehenden Anmeldesitzungen widerrufen.

6. Erforderliche Cookies

Für Anmeldung und Zwei-Faktor-Prüfung verwenden wir die Cookies __Host-christa_login und __Host-christa_second_factor. Sie enthalten zufällige Sitzungskennungen und gelten jeweils höchstens acht Stunden. Sie werden nur über HTTPS übertragen und können nicht von Seitenskripten ausgelesen werden. Abmelden oder das Widerrufen einer Sitzung beendet den betreffenden serverseitigen Zugang.

Diese Cookies sind für den von Ihnen gewünschten geschützten Zugang erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die zugehörige Datenverarbeitung dient den unter Ziffer 3 genannten Vertrags- und Sicherheitszwecken. Im Kundenbereich setzen wir keine Werbe- oder Analyse-Cookies ein und verwenden keine Dienste zur werblichen Auswertung Ihres Nutzungsverhaltens.

7. Unterstützung der Verwaltung durch die Hausfee

Die Verwaltung kann ihre interne KI-Assistenz „Hausfee“ zur Zusammenfassung, Einordnung und Vorbereitung der Bearbeitung nutzen. Wenn Christa eine solche Funktion aufruft, können dafür Inhalte aus Verwaltungsunterlagen, Kundenmeldungen, Nachrichten und Fotos an die API von OpenAI übermittelt werden. Das Absenden einer Kundenmeldung löst selbst keine KI-Auswertung aus.

Für eine angeforderte Sprachausgabe kann die Verwaltung den Dienst ElevenLabs verwenden. Dabei wird der vorzulesende Text übermittelt; dieser kann Angaben aus dem jeweiligen Vorgang enthalten. Diese Funktion erzeugt eine synthetische Stimme und nimmt keine Gespräche von Kunden auf.

Zweck ist die unterstützte Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen. Hierfür kommt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse an einer effizienten und nachvollziehbaren Bearbeitung in Betracht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist und Ihre Interessen nicht überwiegen. Ihre Rechte werden nicht durch eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung bestimmt. Für Entscheidungen und die weitere Bearbeitung bleibt die Verwaltung verantwortlich.

Bei diesen Anbietern und ihren Unterauftragnehmern kann eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, stattfinden. Informationen zu Empfängern und Schutzmaßnahmen für eine konkrete Übermittlung sowie gegebenenfalls eine Kopie der einschlägigen Garantien erhalten Sie über den oben genannten Kontakt. Die Anbieter beschreiben ihre Regelungen in den Datenschutzbedingungen von OpenAI und den Datenschutzbedingungen von ElevenLabs.

Das Kundenportal liest keinen Browserverlauf aus und führt keine automatischen Telefonanrufe durch.

8. Wie lange Informationen gespeichert werden

Wir speichern Konto- und Vorgangsdaten, solange sie für den Zugang, die Verwaltung, die Bearbeitung Ihrer Anliegen oder die Wahrung berechtigter Ansprüche benötigt werden. Maßgeblich sind insbesondere die Dauer des Miet- oder Verwaltungsverhältnisses, der Abschluss eines Vorgangs, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Verjährung möglicher Ansprüche. Entfallen diese Gründe, werden die betroffenen Daten gelöscht.

Das Sperren eines Zugangs beendet die Nutzungsmöglichkeit, löscht aber nicht automatisch aufbewahrungspflichtige Unterlagen oder laufende Vorgänge. Sicherungskopien dienen der Wiederherstellung bei Datenverlust und unterliegen ebenfalls dem jeweiligen Aufbewahrungszweck. Bei einer Übermittlung an KI-Anbieter richten sich deren Verarbeitungs- und Aufbewahrungsbedingungen zusätzlich nach dem eingesetzten Dienst und seiner Konfiguration.

9. Ihre Rechte

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen (Art. 15 bis 20 DSGVO). Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Widerspruch: Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO). Das gilt auch für die oben beschriebene unterstützende KI-Verarbeitung.

Wenden Sie sich dafür an info@schnieder-lichtblicke.de. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthalts- oder Arbeitsort oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für Nordrhein-Westfalen ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.